Audit de la gestion du patrimoine immobilier: vers une plus grande formalisation des processus de travail



Suite aux interrogations soulevées par la presse et aux différentes interventions déposées au Conseil communal au mois de février, la Municipalité a fait réaliser un audit externe de la gestion immobilière du patrimoine financier sur l’exercice 2010. Elle a mandaté un cabinet extérieur ainsi qu’un groupe d’experts indépendants qui a accompagné toute la démarche: ces mandataires proposent plusieurs pistes pour améliorer les processus de travail et le contrôle des résultats.

La Municipalité a souhaité que l’audit réalisé par des mandataires spécialisés soit accompagné par un groupe d’experts immobiliers expérimentés et indépendants ; ce groupe d’accompagnement  était composé de M. Francis-Michel Meyrat, président de la section romande de l’Association suisse pour l’Habitat, M. José Carlos Molina, membre de la direction générale des Retraites Populaires et directeur immobilier, M. Patrick de Preux, président de l’Association des notaires vaudois et administrateur d’une régie immobilière et M. Philippe Truan, directeur de Solvalor fund management.

Quant au mandataire, au terme d’un appel d’offres, le choix s’est porté sur le cabinet de conseil et d’audit Deloitte à Lausanne. Le mandat s’est déroulé sur mai et juin 2011. Le rapport final a été livré à la Municipalité le 29 juin 2011.
Le périmètre de l’audit visait en particulier les aspects financiers du processus d’adaptation des loyers et le processus d’attribution des appartements vacants.

Les conclusions
Le rapport relève en particulier les difficultés liées à l’absence de définition d’objectifs du mandat attribué au service du logement et des gérances -  dès lors que, au moment des travaux des auditeurs, le préavis sur la politique de gestion immobilière (No 2010/39) n’était pas encore adopté par le Conseil communal -  et de formalisation des processus de gestion du patrimoine financier. La clarification de ce mandat peut se baser sur le préavis 2010/39, adopté le 22 juin 2011 par le Conseil communal, pour autant qu’un certain nombre de modifications lui soient apportées.

Les observations et recommandations
le mandat attribué au service: il doit être clarifié, notamment l’adéquation entre les objectifs politiques, la stratégie du propriétaire et la gestion des biens immobiliers doit être plus clairement définie. Elle implique un pilotage et un contrôle accru sur les objectifs qui seront fixés pour le parc immobilier, selon un processus formalisé (suivi avec un tableau de bord périodique notamment);

la catégorisation des immeubles: le parc immobilier est actuellement réparti en dix catégories (voir préavis 2010/39) ; il est recommandé de réduire ce nombre à trois types (biens de « rendement » – biens « stratégiques » – logement de service) afin de simplifier l’application des objectifs de gestion;

l’outil de gestion informatique: l’outil utilisé actuellement ne permet pas de générer automatiquement tous les indicateurs (par exemple les ratios loyer ou charges/m2, les charges/loyer, l’historique des baux). Il est recommandé, dans un premier temps de compléter les informations manquantes pour chaque objet ; dans un deuxième temps, une analyse du système informatique actuel doit être effectuée;

le processus d’attribution des logements: les critères d’attribution en vigueur s’appliquent en fonction de grandes catégories (appartements, prêts à usage, surfaces commerciales, places de parc, etc) ; il est recommandé de préciser les critères en fonction des objectifs à atteindre pour chaque catégorie et de mettre en place un système  de contrôle de ces critères (par exemple contrôles périodiques par échantillonnage) afin de s’assurer du respect de la procédure;

le processus d’augmentation des loyers: l’audit ne relève aucune faiblesse majeure à ce niveau. En 2010, le service du logement a procédé à une adaptation des loyers sur l’ensemble des immeubles de rendement (commercial et habitation), en respectant les dispositions légales en vigueur. L’ensemble du processus peut cependant être amélioré en étant mieux formalisé, notamment lors du calcul d’un nouveau loyer suite à des travaux de rénovation.
Le rapport d’audit, validé par le groupe d’experts externe à l’administration, débouche sur plusieurs pistes concrètes d’amélioration, aux niveaux de la conduite stratégique, des processus de travail et de contrôles internes et des outils de gestion. L’ensemble de ces recommandations seront analysées et un plan d’action permettant leur mise en œuvre par la direction du service du logement et des gérances sera établi et communiqué au Conseil communal. Une structure organisationnelle interne, avec les ressources humaines en place, permettra d’atteindre, dans un délai d’un an, les recommandations qualitatives mentionnées dans le rapport d’audit.

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30/06/2011


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