Gestion des communautés de propriétaires par étages: tenue d’assemblées de communautés de propriétaires par étages
L’administrateur d’une communauté de propriétaires par étages est tenu par la loi de convoquer et de tenir une assemblée annuelle des propriétaires par étages. Il arrive que le règlement prévoie que l’assemblée doit se tenir dans un certain délai. Ce délai est considéré comme un simple délai d’ordre. Dans les circonstances actuelles, le non-respect de cette disposition du règlement n’a aucune conséquence immédiate.
Dans la mesure où une assemblée est interdite pour des raisons de droit public, l’administrateur agit comme il se doit s’il ne convoque pas d’assemblée, respectivement s’il l’annule ou s’il la reporte. A cet égard, il doit prendre en compte non seulement les exigences du Conseil fédéral, mais aussi les exigences cantonales. Dans la mesure où une assemblée peut être autorisée pour des raisons de droit public, et même avoir lieu sans autorisation, l’administrateur est en principe tenu d’en organiser une et de demander une autorisation.
Du point de vue du SVIT Suisse et de la Chambre professionnelle des propriétaires par étages du SVIT, l’administrateur dispose à maints égards d’un pouvoir d’appréciation pour décider de la tenue et de la date:
L’administrateur doit d’abord vérifier le degré d’urgence d’une tenue de l’assemblée. Si des décisions urgentes et importantes doivent être prises, cela plaide, malgré la situation actuelle, en faveur de la tenue d’une assemblée. S’il y a urgence, il faut vérifier le cas échéant si une décision peut être prise à l’unanimité par voie de correspondance. S’il n’y a pas d’urgence, un report peut être envisagé.
L’administrateur doit par ailleurs vérifier si une composition adéquate de l’assemblée est possible. Selon les critères de l’OFSP, il est recommandé aux personnes particulièrement vulnérables – notamment les personnes de plus de 65 ans et les personnes souffrant déjà d’une maladie – de ne pas participer à des manifestations. S’il s’avère qu’une prise de décision adéquate n’est pas possible dans le cas où ces représentants de groupe à risque ne sont pas personnellement présents, un report doit être envisagé. Il est certes possible de mandater l’administrateur ou une personne tierce avec ou sans instruction de vote.
Néanmoins, le sens et le but d’une assemblée est en principe que les propriétaires par étages puissent s’exprimer directement et se former une opinion au cours de la réunion.
Eu égard au nombre de participants, l’administrateur doit également vérifier si les salles disponibles conviennent dans le sens du «social distancing» et, au cas où l’offre est insuffisante, si une salle de remplacement plus spacieuse est disponible.
L’administrateur peut examiner si l’assemblée peut être conduite par téléphone ou vidéoconférence; mais en raison de la procédure de vote, cette éventualité n’a de sens que pour les communautés de taille retreinte.
Si l’administrateur décide de reporter l’assemblée, il vaut la peine, le cas échéant, d’en discuter au préalable avec le comité ou des leaders d’opinion de la communauté de copropriétaires.
S’il décide de tenir l’assemblée après avoir procédé à cette évaluation des risques, l’administrateur a le devoir de réduire au minimum le risque de contagion. Et ce par le biais des mesures suivantes:
Pendant l’assemblée, informer activement la communauté des mesures de protection (afficher les prospectus de l’OFSP).
Placer les participants de telle manière qu’ils soient assis aussi loin que possible les uns des autres.
Appeler les personnes revenant de zones à risque, les personnes malades ou qui se sentent malades, à quitter l’assemblée, respectivement à ne pas s’y rendre.
Indiquer explicitement dans l’invitation aux propriétaires par étages la possibilité de déléguer les pouvoirs à l’administrateur ou à une personne de confiance avec une éventuelle instruction de vote, pour autant que le règlement ne l’exclue pas.
Il convient de signaler par ailleurs le cadre juridique suivant:
Si l’assemblée n’atteint pas le quorum nécessaire, la séance doit être immédiatement levée avec mention au procès-verbal et une nouvelle date doit être arrêtée.
Il existe un droit fondamental de participer à l’assemblée des propriétaires par étages. Des propriétaires par étages ne peuvent donc pas être exclus ou renvoyés de l’assemblée, même s’ils viennent de zones à risque (par exemple du nord de l’Italie) ou s’ils font partie des personnes présentant un risque plus élevé (par exemple les personnes qui ont séjourné dans une zone à risque, qui ont des cas suspects dans leur entourage). Le SVIT recommande de rechercher le dialogue au préalable avec les personnes concernées. Le cas échéant, une participation par conférence téléphonique peut être envisagée.
L’administrateur se doit également de porter attention particulière aux décisions de la communauté des propriétaires par étages qui ne peuvent plus être renvoyées et aux activités administratives. Cela concerne en particulier les exemples suivants:
octroi d’une procuration pour une représentation devant un tribunal
lancement d’une procédure
respect des délais en cas d’opposition lors d’une procédure d’autorisation de construire
décisions dans des projets de construction en cours
Gérance d'immeubles locatifs
Dans le domaine de la gérance d’immeubles locatifs, il est recommandé de prendre des mesures qui vont au-delà des directives générales. La priorité est la prévention et les mesures de précaution. Le SVIT demande à tous ses membres d'accorder une attention particulière aux personnes vulnérables dans les immeubles locatifs (personnes âgées, personnes vivant seules, personnes particulièrement à risque et, pour autant que leur cas soit connu, personnes en auto-quarantaine). Si des restrictions en matière de liberté de mouvement devaient être imposées par la suite, ces personnes peuvent être contactées le cas échéant par téléphone ou par écrit et interrogées sur leurs besoins spécifiques.
Il faut renoncer à la location des espaces communs dans les immeubles locatifs. Une attention particulière doit être accordée à l’hygiène dans l’espace semi-public (cages d’escaliers, ascenseurs, portes, poignées de portes, sonnettes). Le cas échéant, la cadence de nettoyage doit être augmentée et il faut procéder à des désinfections régulières.
Si la gérance est informée d’un cas de maladie qui se déclare dans un immeuble locatif, elle prend contact – notamment en cas d’auto-isolement – avec la cellule de crise du canton concerné pour coordonner les mesures éventuellement nécessaires. Pour cela, il faut que la gérance aie connaissance du cas d’auto-isolement; dans ce but, elle peut informer au préalable tous les locataires de l’offre de soutien et des mesures de précaution particulières en cas d’auto-isolement ou d’auto-quarantaine, et en appeler au sens des responsabilités de chacun. Si un cas se déclare, il s’agit d’informer rapidement les locataires de l’immeuble concerné, tout en respectant la protection de la personnalité, de les appeler à rester calmes et de leur expliquer les mesures qui ont été prises.
Recommandation du SVIT Romandie : Courtage et expertise immobilière
Dans le domaine du courtage et de l’expertise immobilière, il est recommandé de prendre des mesures qui vont au-delà des directives générales édictées par le Conseil fédéral. La priorité est à la prévention et aux mesures de précaution.
Dans l’exercice de leurs activités professionnelles, les courtiers en immeubles, les experts en estimations immobilières, leurs assistants et autres collaborateurs administratifs sont, dans l’exercice de leurs professions, dans l’obligation de rencontrer quotidiennement des clients propriétaires et/ou des acheteurs dans le commerce de l’agence ou chez eux. Leur proximité physique avec la clientèle, additionnée à leur mobilité imposée, favorise très grandement les risques de propagation du Coronavirus (COVID-19).
Les directives imposées par le Conseil fédéral le 16 mars 2020 sont claires. En intimant l’ordre à la population de rester chez elle, il souhaite limiter au maximum les échanges et rencontres afin de préserver les personnes et les lieux de vie de toute infection.
Tous les clients propriétaires vendeurs sont aujourd’hui informés des risques très importants de contamination encourus à l’occasion des visites de courtiers, experts et clients potentiels dans le commerce de l’agence et dans leur logement.
Dans ces circonstances exceptionnelles, la pratique du métier est donc lourdement impactée même s’il reste possible de gérer à distance et par voie électronique quelques tâches administratives et de suivi.
Pour préserver la santé des collaborateurs et des clients, afin de se conformer aux directives du Conseil fédéral qui entre en vigueur le 16 mars 2020, le SVIT Romandie recommande à tous les professionnels actifs dans le courtage et l’expertise immobilière de suspendre les activités de contact avec des tiers dès aujourd’hui et ce, jusqu’à nouvel avis.
L’administrateur d’une communauté de propriétaires par étages est tenu par la loi de convoquer et de tenir une assemblée annuelle des propriétaires par étages. Il arrive que le règlement prévoie que l’assemblée doit se tenir dans un certain délai. Ce délai est considéré comme un simple délai d’ordre. Dans les circonstances actuelles, le non-respect de cette disposition du règlement n’a aucune conséquence immédiate.
Dans la mesure où une assemblée est interdite pour des raisons de droit public, l’administrateur agit comme il se doit s’il ne convoque pas d’assemblée, respectivement s’il l’annule ou s’il la reporte. A cet égard, il doit prendre en compte non seulement les exigences du Conseil fédéral, mais aussi les exigences cantonales. Dans la mesure où une assemblée peut être autorisée pour des raisons de droit public, et même avoir lieu sans autorisation, l’administrateur est en principe tenu d’en organiser une et de demander une autorisation.
Du point de vue du SVIT Suisse et de la Chambre professionnelle des propriétaires par étages du SVIT, l’administrateur dispose à maints égards d’un pouvoir d’appréciation pour décider de la tenue et de la date:
L’administrateur doit d’abord vérifier le degré d’urgence d’une tenue de l’assemblée. Si des décisions urgentes et importantes doivent être prises, cela plaide, malgré la situation actuelle, en faveur de la tenue d’une assemblée. S’il y a urgence, il faut vérifier le cas échéant si une décision peut être prise à l’unanimité par voie de correspondance. S’il n’y a pas d’urgence, un report peut être envisagé.
L’administrateur doit par ailleurs vérifier si une composition adéquate de l’assemblée est possible. Selon les critères de l’OFSP, il est recommandé aux personnes particulièrement vulnérables – notamment les personnes de plus de 65 ans et les personnes souffrant déjà d’une maladie – de ne pas participer à des manifestations. S’il s’avère qu’une prise de décision adéquate n’est pas possible dans le cas où ces représentants de groupe à risque ne sont pas personnellement présents, un report doit être envisagé. Il est certes possible de mandater l’administrateur ou une personne tierce avec ou sans instruction de vote.
Néanmoins, le sens et le but d’une assemblée est en principe que les propriétaires par étages puissent s’exprimer directement et se former une opinion au cours de la réunion.
Eu égard au nombre de participants, l’administrateur doit également vérifier si les salles disponibles conviennent dans le sens du «social distancing» et, au cas où l’offre est insuffisante, si une salle de remplacement plus spacieuse est disponible.
L’administrateur peut examiner si l’assemblée peut être conduite par téléphone ou vidéoconférence; mais en raison de la procédure de vote, cette éventualité n’a de sens que pour les communautés de taille retreinte.
Si l’administrateur décide de reporter l’assemblée, il vaut la peine, le cas échéant, d’en discuter au préalable avec le comité ou des leaders d’opinion de la communauté de copropriétaires.
S’il décide de tenir l’assemblée après avoir procédé à cette évaluation des risques, l’administrateur a le devoir de réduire au minimum le risque de contagion. Et ce par le biais des mesures suivantes:
Pendant l’assemblée, informer activement la communauté des mesures de protection (afficher les prospectus de l’OFSP).
Placer les participants de telle manière qu’ils soient assis aussi loin que possible les uns des autres.
Appeler les personnes revenant de zones à risque, les personnes malades ou qui se sentent malades, à quitter l’assemblée, respectivement à ne pas s’y rendre.
Indiquer explicitement dans l’invitation aux propriétaires par étages la possibilité de déléguer les pouvoirs à l’administrateur ou à une personne de confiance avec une éventuelle instruction de vote, pour autant que le règlement ne l’exclue pas.
Il convient de signaler par ailleurs le cadre juridique suivant:
Si l’assemblée n’atteint pas le quorum nécessaire, la séance doit être immédiatement levée avec mention au procès-verbal et une nouvelle date doit être arrêtée.
Il existe un droit fondamental de participer à l’assemblée des propriétaires par étages. Des propriétaires par étages ne peuvent donc pas être exclus ou renvoyés de l’assemblée, même s’ils viennent de zones à risque (par exemple du nord de l’Italie) ou s’ils font partie des personnes présentant un risque plus élevé (par exemple les personnes qui ont séjourné dans une zone à risque, qui ont des cas suspects dans leur entourage). Le SVIT recommande de rechercher le dialogue au préalable avec les personnes concernées. Le cas échéant, une participation par conférence téléphonique peut être envisagée.
L’administrateur se doit également de porter attention particulière aux décisions de la communauté des propriétaires par étages qui ne peuvent plus être renvoyées et aux activités administratives. Cela concerne en particulier les exemples suivants:
octroi d’une procuration pour une représentation devant un tribunal
lancement d’une procédure
respect des délais en cas d’opposition lors d’une procédure d’autorisation de construire
décisions dans des projets de construction en cours
Gérance d'immeubles locatifs
Dans le domaine de la gérance d’immeubles locatifs, il est recommandé de prendre des mesures qui vont au-delà des directives générales. La priorité est la prévention et les mesures de précaution. Le SVIT demande à tous ses membres d'accorder une attention particulière aux personnes vulnérables dans les immeubles locatifs (personnes âgées, personnes vivant seules, personnes particulièrement à risque et, pour autant que leur cas soit connu, personnes en auto-quarantaine). Si des restrictions en matière de liberté de mouvement devaient être imposées par la suite, ces personnes peuvent être contactées le cas échéant par téléphone ou par écrit et interrogées sur leurs besoins spécifiques.
Il faut renoncer à la location des espaces communs dans les immeubles locatifs. Une attention particulière doit être accordée à l’hygiène dans l’espace semi-public (cages d’escaliers, ascenseurs, portes, poignées de portes, sonnettes). Le cas échéant, la cadence de nettoyage doit être augmentée et il faut procéder à des désinfections régulières.
Si la gérance est informée d’un cas de maladie qui se déclare dans un immeuble locatif, elle prend contact – notamment en cas d’auto-isolement – avec la cellule de crise du canton concerné pour coordonner les mesures éventuellement nécessaires. Pour cela, il faut que la gérance aie connaissance du cas d’auto-isolement; dans ce but, elle peut informer au préalable tous les locataires de l’offre de soutien et des mesures de précaution particulières en cas d’auto-isolement ou d’auto-quarantaine, et en appeler au sens des responsabilités de chacun. Si un cas se déclare, il s’agit d’informer rapidement les locataires de l’immeuble concerné, tout en respectant la protection de la personnalité, de les appeler à rester calmes et de leur expliquer les mesures qui ont été prises.
Recommandation du SVIT Romandie : Courtage et expertise immobilière
Dans le domaine du courtage et de l’expertise immobilière, il est recommandé de prendre des mesures qui vont au-delà des directives générales édictées par le Conseil fédéral. La priorité est à la prévention et aux mesures de précaution.
Dans l’exercice de leurs activités professionnelles, les courtiers en immeubles, les experts en estimations immobilières, leurs assistants et autres collaborateurs administratifs sont, dans l’exercice de leurs professions, dans l’obligation de rencontrer quotidiennement des clients propriétaires et/ou des acheteurs dans le commerce de l’agence ou chez eux. Leur proximité physique avec la clientèle, additionnée à leur mobilité imposée, favorise très grandement les risques de propagation du Coronavirus (COVID-19).
Les directives imposées par le Conseil fédéral le 16 mars 2020 sont claires. En intimant l’ordre à la population de rester chez elle, il souhaite limiter au maximum les échanges et rencontres afin de préserver les personnes et les lieux de vie de toute infection.
Tous les clients propriétaires vendeurs sont aujourd’hui informés des risques très importants de contamination encourus à l’occasion des visites de courtiers, experts et clients potentiels dans le commerce de l’agence et dans leur logement.
Dans ces circonstances exceptionnelles, la pratique du métier est donc lourdement impactée même s’il reste possible de gérer à distance et par voie électronique quelques tâches administratives et de suivi.
Pour préserver la santé des collaborateurs et des clients, afin de se conformer aux directives du Conseil fédéral qui entre en vigueur le 16 mars 2020, le SVIT Romandie recommande à tous les professionnels actifs dans le courtage et l’expertise immobilière de suspendre les activités de contact avec des tiers dès aujourd’hui et ce, jusqu’à nouvel avis.
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